Pengertian Laporan dan Jenisnya

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang membentuknya sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Menurut wikipedia Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Terdapat beberapa pengertian laporan menurut para ahli, yakni sebagai berikut:

Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.

Menurut J.C. Denyern
Laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

Fungsi Laporan

1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman

Jenis Laporan

Jenis laporan dibedakan berdasarkan isi, bentuk, sifat, penyampaian, dan waktu priodesasinya.

1. Laporan berdasarkan Isi dan Maksudnya

Berdasarkan isi dan maksudnya, laporan terdiri atas:

1. Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan
2. Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam
3. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
4. Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban yang dapat dikerjakan dengan berpedoman pada 2 hal:
   - apabila proyeknya sudah selesai
   - jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan
5. Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.

2. Jenis laporan Menurut Bentuk

Menurut bentuknya, laporan dapat dibedakan menjadi:

1. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan)
2. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman
3. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang, penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.

3. Jenis Laporan Menurut Sifat

1. Laporan biasa
2. Laporan penting

4. Jenis Laporan menurut Penyampaian

1. Laporan lisan
2. Laporan tulisan
3. Laporan visual

5. Jenis Laporan Menurut Waktu dan Periodesasi

1. Laporan rutin
2. Laporan berkala

Penyusunan Laporan

Laporan harus disusun dengan sempurna dan lengkap, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan, jika hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan harus disajikan secara menarik.

Berikut ini merupakan kerangka penyusunan laporan:

1. Judul
2. Daftar Isi
3. Kata Pengantar
4. Ringkasan
5. Isi Laporan
6. Penutup
7. Lampiran

sumber:

[1] https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan

[2] Membuat Dokumen, Tati Sutarni Dkk, HUP

Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.

Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan.

Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing.

Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.

Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.

Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip.  Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:


1. Kartu Deskripsi
Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator
Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.
Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas HVS/duplicator.


2.  Kertas Pembungkus
Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.

3.  Kotak Arsip
Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.

4.  Rak Arsip
Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
Panjang rak arsip = 107 cm.
Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.

5.   Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.
Baca sebelumnya Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

sumber:

[1] https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan

[2] Membuat Dokumen, Tati Sutarni Dkk, HUP